Arbeitszeiterfassungssysteme können zur Optimierung der Abläufe in der Personalverwaltung dienen. Dabei profitieren nicht nur die Personalverantwortlichen, sondern auch die Mitarbeiter vom Einsatz einer modernen Software. Welche konkreten Einsatzfelder für eine Arbeitszeiterfassung denkbar sind, soll der nachfolgende Beitrag zeigen.

Fehlzeiten- und Urlaubsplanung
Vor Beginn des digitalen Zeitalters wurden in der Unternehmenspraxis breite Wandkalender oder umfangreiche Tabellenkalkulationen zur organisationsinternen Urlaubsabstimmung genutzt. Heute bieten hoch entwickelte Zeiterfassungssysteme einen deutlichen Mehrwert. Sie bieten unter anderem eine ortsunabhängige Verfügbarkeit, eine übersichtliche Darstellung und einen effizienteren Prozessablauf. Mithilfe eines Worksflows lassen sich so etwa die Fehlzeiten der Mitarbeiter nicht nur planen, sondern auch in Berichten auswerten. Dass die Zeiterfassungssysteme von allen Unternehmensrechnern aus angesteuert werden können, ermöglicht allen Mitarbeitern den gleichen Kenntnisstand. Die Zeiterfassung mithilfe eines modernen Informations- und Kommunikationssystems steuert, dokumentiert und regelt die Fehlzeitenplanung von Mitarbeitern verbindlich und revisionssicher. Sie sorgt somit in der Belegschaft und bei den Personalverantwortlichen für Akzeptanz und führt darüber hinaus durch den standardisierten Ablauf für mehr Wirtschaftlichkeit im Unternehmen.

Anwesenheitsübersicht
In der täglichen Unternehmenspraxis gibt es eine Vielzahl von Mitarbeitern, welche über die Anwesenheit von Kollegen informiert werden müssen. Dazu gehören nicht nur Vorgesetzte, sondern auch ausführende Mitarbeiter, welche auf andere Mitarbeiter angewiesen sind. Das sind häufig Mitarbeiter aus der Telefonzentrale oder dem Vertrieb. Sie nehmen externe Anrufe entgegen und leiten diese intern weiter. Über eine auf jedem Rechner verfügbare Arbeitszeiterfassung kann der Anwesenheitsstatus eines Mitarbeiters jederzeit eingesehen werden.